提出的对方会议中存在的问题,有些事他们不是没有想到,而是力所不能及。有的是没有资源,只好舍弃不做;有的是前人已经这样做了,改变起来十分麻烦,所以抱着多一事不如少一事的态度。善达在对方认可他的想法后,往往是主动提出解决方案。如果对方开放度好,则表示可以包一个主题或论坛,自己组织、重新策划,连参会的客户都自己来邀请。这样可以较大地解脱对方的压力,同时提升会议的高度和品牌美誉度。如果对方有所顾虑,则表示可以共同组织,还是以对方为主,他们只是参与策划和协助性的组织工作,同时可以帮助邀请高层次重量级的人参会,甚至可以做一些能够提升会议档次的主题演讲等。在沟通中,善达明确告诉对方,自己公司与其不构成竞争,公司的产出也不在会议本身,不会去分他的利润更不会去抢他们的客户。这样可以有效地消除他们的提防心理,使得合作能够顺利进行。
会议是一个整体,因此会场布置要考虑个要素的协调,如会场上墙壁、桌椅、会标、幕布等颜色,会场物品体积大小的协调如会标,旗子,影音设备体积等。
很多公司一年一度的会议往往会放到酒店就行举办或者是一些专门的会议场所进行,在酒店的选择方面,显得非常的重要,如何选择酒店是我们心里面有很多未知的点,在酒店的选择方面,我们的会议室选择是非常关键和重要的,人数与会议室大小的问题,多少人,有多大的会议室,一般没有操作过会议经验的人是不知道如何处理的,一般我们的会议室在桌子摆放方面的不同,决定了我们的计算方式的不同,拿课桌式的摆放方面,一般一个人要用掉2个平方,也就是,100个人,我们需要200个平方场地进行活动,圆桌型的会议,每个人的使用面积约1.5平,等等很多明显的计算方式,出来确定使用场地的大小面积!
会议信息是这些媒体受众所关心的内容,媒体便会主动来谈及这个信息,会议就会成为媒体的信息提供者,成为他们的需要。这一点如果利好,就能够很好的去开发这些都市媒体,让他们成为会议的宣传者;自媒体也就是新媒体,既是信息发布者,也是信息接受者,信息的传播更直接,反馈也更加及时。当然信息的衰减和误差也是的,常常会上演“三人成虎”的负面效应,所以新媒体利用好了将会事半功倍,相反将大打折扣。