会议服务能够帮助会议举办方树立良好形象,会议是会议举办方向参加会议的人展示自己能力与实力的途径,如果会议的整体质量很高的话,就会让参加会议的人感受到会议举办方是很有实力的,并且对于他们也是很重视的,因此也就能够让会议举办方树立一个良好的形象,对于会议举办方以后的发展是很有帮助的。
会议服务作为一个专业领域,早已成为会议顺利进行不可缺少的环节,现在的会议服务行业,其职能不再只是普通的端茶倒水的工作,会议服务贯穿了会议的前期筹办到会议结束。
大型会议服务项目组有其*有的特色,主要表现在以下几点。其一,大型会议服务项目多数是需要审批的,这个审批可能是审批也有可能是民方(例如场地方、物业方等),视活动大小和影响,审批需要在活动筹备**段时间内完成,并且要把会议前需要考虑的各方面工作列入其中;其二,大型会议服务在人员管理上一定要考虑周全,无论是会议签到、住宿、接机、接待、会议进场、会议休息、会议餐饮等,都要考虑到引导、安排和服务等问题,确保全体大会人员能够统一步伐和协调一致,确保会议按照预期举行!
会议服务的范围:
一、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等。
二、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;31会议网开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上。
三、迎接嘉宾,引导代表等至*席位;
四、记录会议的进行过程及代表的发言内容;
五、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。
六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。
七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅。
八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、**、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求。
九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。
十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。