巢湖会议策划

会议策划的细节
　　1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”。
　　2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。
　　3、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理)。
　　4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。
　　5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。
　　6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。
　　7、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系，如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。
　　8、 报到结束后，及时通知会议承办方准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。
　　9、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备)，确保万无一失。
　　10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
　　11、 作好会议期间的协调工作。
　　12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。
　　13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。

随着市场经济的发展，出现了许多应市场需求而生的涉会组织和机构，比如会议中心、会展会务公司等。还有一些定期或不定期进行行业会议组织策划的协会、联盟、咨询顾问公司等。这些会议较大地丰富了市场活动，促进了行业间的合作洽谈、信息流动和产品交易，并且催生了一个庞大的会展经济市场。
　　其中有的公司以专门组织会议为主营业务，把与会议有关的费用做到，求得自己的赢利和生存空间；有的机构聚集了一大批企业组成联盟，定期或不定期地组织各种会议，通过此给联盟企业提供许多服务。

会议主办者一般比较关心看重的是会议的效果，说实话如果要会议主办者从返繁华的会议场地以及舒适的会议环境进行选择的话，基本上大部分的主办者都会选择舒适的会议环境，而且主办者更加关心的是会议公司在设置场地的时候所需要使用的花费，尽量是能够用经济实惠的方法达成他们的想法，所以在进行会议场地布置的时候尽量做到朴素。

如果这一次的会议属于临时召开的，过一两个小时就结束的话，就可以把会议场地安排在参会人比较集中的地方，但是如果这一次的会议时间**过的话，会议公司在安排会议场地的时候要把地址安排在尽量离参会者比较近的地方，免得参加会议的人把时间花在路上。