有的时候在对会议场地进行租赁的时候,一些设施的费用是提出来的,租赁者可以根据自己的会议来决定是否需要这些设施,在租赁这些设施的时候,需要事先支付一定的保证金,以保证设施能够正常的使用,以避免设施出现损坏,在对设施进行租赁的时候,因为设施的品牌和新旧等多方面都是不同的,因而在租赁的过程中价格也是不相同的。
每个承办会议的公司都拥有严谨的会议场地推荐及服务形式,其推荐的场地都是公司熟悉、了解的,这样客户就可在会议策划公司员工**下进行实地考察,依照预备会议场地搜集信息,并逐项记录,可以收录到自己会议数据库之中。而主办方自己寻找场地的时候,可能不了解场地软硬件设施,强行使用的话就可能出错,因为场地音响设备、会议流程及各种灯光控制等十分繁琐,不是专业人士承办很难如意。
在对会议场地进行租赁的时候,有的时候所有的费用是加在一起进行计算的,而有些时候在租赁的过程中,一些设施是需要另外付费的,所以在租赁之**定要弄清,租赁是如何来进行收费的,以使会议举办的过程能够比较顺利,也可以避免不愉快的事情发生。
提出的对方会议中存在的问题,有些事他们不是没有想到,而是力所不能及。有的是没有资源,只好舍弃不做;有的是前人已经这样做了,改变起来十分麻烦,所以抱着多一事不如少一事的态度。善达在对方认可他的想法后,往往是主动提出解决方案。如果对方开放度好,则表示可以包一个主题或论坛,自己组织、重新策划,连参会的客户都自己来邀请。这样可以较大地解脱对方的压力,同时提升会议的高度和品牌美誉度。如果对方有所顾虑,则表示可以共同组织,还是以对方为主,他们只是参与策划和协助性的组织工作,同时可以帮助邀请高层次重量级的人参会,甚至可以做一些能够提升会议档次的主题演讲等。在沟通中,善达明确告诉对方,自己公司与其不构成竞争,公司的产出也不在会议本身,不会去分他的利润更不会去抢他们的客户。这样可以有效地消除他们的提防心理,使得合作能够顺利进行。