会议策划公司的角度出发,任何一个精品出发的会议策划方案,肯定得具备一定的目的性、可预测性、科学理论性、可操作指导性。只有在明确了这些特点,才有可能在科学的基础上作出会议的统筹规划,而不是随心所欲,胡乱的猜测会议的进程。当然,任何一个会议的开展都是冲着一个目标去的,所以一个好的会议策划,更要存在针对性,学会引导参会的积极参与讨论与发言。
随着经济的发展,现在有些大公司会找一些会议策划公司来进行一些活动,这样可以节省自己公司的资源,还能有限的举办活动。一般来说,找策划公司时会找一些相对来说较为**气的公司,因为这样比较有保证。
一般来说有两个:要让会议主办方满意,同时要让会议参加者满意。为此,会设立许多有针对性的会前、会中、会上和会下活动。做得多了,就形成了一套卓有成效的会议组织模型和会议流程。因此,在与这些会议策划公司沟通并审看他们的会议议程时,会发现不少大而化之、操作性不强、似是而非的内容,市场化程度不够。尤其是为会议参加者考虑和设计的环节比较少,作派浓厚,即只对上负责而不对下负责。为此,善达按照自己成功办会的经验,指出其存在的不足并提出如何改进的建议,使得对方刮目相看并得到对方的高度认可。
一般来说,会议室内宽敞明亮,并且有一定的隔音效果。房间内设置一张体积较大的圆桌,然后若干张椅子围绕在圆桌的周围,的座位尽量是设置在两端。这里有一个相当值得注意的地方就是座位设置时远离门窗,因为在开会时,作为主要的发言者,在窗户或门突然打开时,很容易被打断,从而造成了不好的影响。而公司与公司的谈判会议时使用长方形、椭圆形的桌子。这类桌子两较分明,可以让谈判者双方处于桌子的两边,这样布置可以增加谈判的严肃性,而进行多方会议时选择圆桌,这样表示平等。